Kokemuksia fasilitoivasta johtamisesta ja konsultoinnista virtuaalisissa ympäristöissä
Moikka,
Tässä blogipostauksessa käsittelen kokemuksiani virtuaalisista työpajoissa.
Työskennellessäni esimiehenä kansainvälisessä vaatealan yrityksessä olen osallistunut virtuaalisiin kokouksiin, joita järjestettiin esimerkiksi myymäläpäälliköiden kesken. Virtuaalisen kokoukseen osallistuminen oli kustannustehokasta ja aikaa säästävää kun osallistuminen oli mahdollista paikkakunnasta riippumatta. Näitä palavereita en johtanut itse, mutta osallistuin keskusteluihin aktiivisesti ja toin tietoa palavereista omalle tiimilleni sekä vein oman tiimin terveiset yhteiseen keskusteluun.
"Mitään merkityksellistä ei synny ilman halua ja intohimoa. Tämä koskee yleensä myös kokouksia, samoin sen johtajaa ja osallistujia. Jos kokousta johtava henkilö ei tunnu innostuvan tilanteesta ja käsiteltävästä aiheesta, miksi osallistujatkaan niistä välittäisivät? Siksi kokousta on aina johdettava innokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Laadi suunnitelma, seuraa sitä luottavaisesti ja ohjaa ryhmäsi ohjelman läpi päättäväisesti." (P.Nummi. Fasilitoivan johtamisen käsikirja, 9 avainhetkeä. Alma Talent. Helsinki 2018)
Muotialalla virtuaaliset palaverit oli hyvin suunniteltuja ja etenivät suunnitelman mukaan. Virtuaalisiin palavereihin oli mukavaa osallistua, koska palaverin vetäjä oli innostunut aiheesta. Palaverit olivat osallistavia.
Itse haluaisin kehittää, esimerkiksi sitä, että palavereita ei peruta, mikäli vetäjä on estynyt. Tällöin olisi voinut olla varahenkilö virtuaalisen kokouksen vetäjänä. Jokaisesta palaverista ei pidetty muistiota ja tuolloin saattoi asioita jäädä sopimatta tai toteutumisen seuranta oli puutteellista.
Lyhyellä varoitusajalla saatoimme myös pitää ryhmäpuheluita, jotka liittyivät ajankohtaisiin asioihin ja olivat kestoltaan lyhyempiä.
Nummi tuo esille kirjassaan luottamuksen rakentamisen tärkeyden. "Tärkeintä luottamuksen rakentamisessa on saada tiimiläiset ulos siiloistaan keskustelemaan."
Haasteena virtuaalisessa ympäristössä järjestettävissä työpajoissa on se, etteivät vetäjä ja osallistujat näe toistensa ilmeitä ja eleitä. Reaktioita on tällöin hankala tarkkailla. Mikäli osallistujia on useita saatetaan myös kamerat sammuttaa, etteivät yhteydet kuormitu.
